DAVID SILVERMAN
 
Cuatro sugerencias para escribir mejores e-mails
Jueves 25 de Junio de 2009, 09:37:50  I   Comunicación.
 
Después de todo lo que he escrito sobre qué es lo que constituye una mala redacción de negocios, ¿cuál es mi consejo para redactar bien? ¡Qué bueno que preguntó porque justamente de eso se trata la siguiente lista!

1. Un llamado a la acción. El elemento más importante que distingue un memo, un informe o una presentación en PowerPoint de Historia de dos ciudades es el llamado a la acción. Una novela es algo que debe disfrutarse. La redacción de negocios tiene como objetivo hacer que la audiencia haga algo: invertir en una fábrica de palomitas de maíz, llenar un formulario para donantes de riñones o evacuar un edificio de manera ordenada.

Preguntas que debe hacer: ¿Mi e-mail pide al lector que haga algo? De no ser así, ¿para qué lo estoy mandando?


2. Diga las cosas inmediatamente. A M. Night Shyamalan se le paga por sorprender a la gente. A nosotros se nos paga por no sorprender a nuestros jefes. Cualquiera que sea el propósito de su misiva dígalo en la primera línea. El misterio y las historias son maneras magníficas de entretener y enseñar. Por ello –y a menos que usted busque un empleo en esos rubros– diga de inmediato lo que quiere decir.

Preguntas que debe hacer: ¿Puede el lector discernir de la línea del asunto y de la primera oración de qué se trata mi correo sin tener que leer más allá? De no ser así, ¿para qué insistir en que adivine?


3. No dé nada por sentado. ¿Necesita el lector saber que el proyecto no tendrá éxito si los trabajadores del metro hacen huelga, que todo depende de que no ocurra un huracán de categoría 5 en los próximos 100 años, o que si Lehman quiebra la empresa completa colapsará? Permita al lector saber cuáles son los pensamientos que han sucedido entre bastidores. Y cuando haga su seguimiento, no suponga que todos recordarán todo lo que usted ha dicho. Si teme que un acrónimo, término o referencia podría generar un momento de confusión sólo debe explicarlo.

Preguntas que debe hacer: ¿Estoy contando con lo que sabe la audiencia o con lo que yo creo que deben saber? ¿Estoy escondiendo sin querer algo del lector? De ser así, ¿para qué lo quiero sorprender más adelante?

4. Piense las cosas. ¿Cuántas veces ha recibido un e-mail que pregunta “¿qué opina usted?”, seguido por una cadena de mensajes reenviados? Lo que el autor de ese e-mail está diciendo es: “No quiero tomarme la molestia de explicar mi razonamiento ni de señalar en qué debería centrarse el lector”. Cuando usted redacte un e-mail, asegúrese de explicar lo que usted está pensando y en qué quiere que se centre el lector.

Preguntas que debe hacer: ¿Mi e-mail describe mis opiniones y opciones de modo que el lector pueda responder a ellas? De no ser así, ¿por qué estoy tratando de obligarlos a adivinar lo que pienso?

En su opinión, ¿qué hace que una redacción de negocios sea buena o mala? ¿Es algo que se puede enseñar o es necesario tener el don de la comunicación? ¿Cuáles son sus sugerencias?


  
 
  Comentarios
 
  
Comparto el 100% y añado la cantidad de errores que existen en la redacción de los mismos y la falta de ganas de conseguir el objetivo que buscamos en el e-mail.
Otro punto es la tipografía y tamaño de la letra.

  
Posteado por Ariel Buschel, 03-06-2010 - 16:14:20, Chile
  
 
 
  
Comparto con ustedes este artículo.
  
Posteado por alejojaimes@myjunglebox.com, 24-03-2010 - 9:34:09, Colombia
  
 
 
  
en el mundo actual debemos ser concisos y acertivos en la comunicacion digital y al mismo tiempo expresar brevemente el objetivo sin ser mordaz, enfatico o insistente, por lo que es de vital importancia saber redactar un mensaje de la mejor manera, siendo agradable al lector para asi mantener la atencion del lector.
  
Posteado por Cesar Augusto Sandoval, 29-08-2009 - 0:49:05, Mexico
  
 
 
  
La comunicación en el mundo organizacional, debe caracterizarse por ser precisa y concreta, para ello considero que debemos tener en cuenta siempre que las comunicaciones van dirigidas a un determinado usuario cualquiera sea su jerarquia, y en esa medida debemos redactar para el usuario, expresando las ideas de forma clara, es decir, haciendo énfasis en que nuestro "cliente" es el receptor de la comunicación, y por ende el cliente debe estar satisfecho al térmono de la lectura, si el receptor tienes más dudas que aclaratorias, la redacción es deficiente.

Saludos y éxitos....
  
Posteado por Freddy Rafael González, 20-08-2009 - 13:38:25, VENEZUELA
  
 
 
  
De todas maneras, el e-mail tiene deficiencias respecto a lo que una comunicación "face to face" pordría entregar al interlocutor; tono de voz, información gestual, etc

Creo que deberíamos hacer el esfuerzo para no abusar de la tecnología, y consecuentemente comunicarnos en forma asertiva y real, aunque sabemos que en la vida diaria muchas veces no lo hacemos posible.
  
Posteado por Albert H. Booth S., 06-08-2009 - 12:42:12, Chile
  
 
 
  
En general muy bueno el Artículo, pero me gustarias agregar algunos comentarios que creo necesario no olvidar.
1.- Que no veas directamente al destinario, no significa que debieras tratarlo como un extraño, por ejemplo si alguien necesita contactarse conmigo, y el remitente no sabe quien soy o que hago, no respondo, tampoco si no pone su nombre o firma. 2.- Es muy importante presentarse y saludar. 3.- Es mejor visto un email personalizado, que aquel que se reenvia con todos los destinarios.
4.- Reeler siempre los mensajes antes de enviar, para revisar ortografias y redacción para evitar malos entendidos
  
Posteado por Carlos Caceres Erices, 29-07-2009 - 12:31:23, Chile.
  
 
 
  
En general, las personas escriben y demandan acción con la misma logica como actuan. aquellas personas que dan algunos rodeos antes de ir a la acción, es muy posible que hagan algo muy parecido cuando escriben. En otro orden de ideas, hay algo que proporciona un excelente feed back sobre el mensaje y es ubicarse en el lado del receptor y leer el mensaje desde esa optica.
  
Posteado por Nectario Leal, 28-07-2009 - 11:05:57, Venezuela
  
 
 
  
Excelente articulo, aunque yo agregaría un punto, la presentación la cual incluya. formato, fuente, ortografía y una buena redacción. Es decepcionante ver como muchos de nuestros jefes no ponen ningun esmero en este tipo de cuestiones y ademas no utilizan los recursos que la tecnología les brinda.

  
Posteado por Arturo Rodríguez Urquiza, 28-07-2009 - 12:44:10, México
  
 
 
  
Escribir un e-mail es fácil, redactar correctamente las ideas es difícil, sobre todo si las ideas no están claras.

Antes de enviar un mensaje se debe tener claro que es lo que se necesita comunicar.

Esto es importante porque en niveles gerenciales más altos, la cantidad de mensajes diarios es alta y si el tiempo para decifrarlos es demaciado la efectividad del mensaje se perderá.
  
Posteado por Francisco Santos, 27-07-2009 - 0:21:30, Guatemala
  
 
 
  
Muy buen articulo, en la compañias multinacionales en donde convivimos en una entorno en demasia corporativo, los mail´s lamentablemente terminan reemplazando a la comunicacion eficaz y directa.
Ademas restan mas el 80% de la informacion al no incluir la comunicacion "informal" de la voz, los gestos, el rostro y la postura corporal.
Voy a remendar este articulo a otros.
  
Posteado por Pablo Bisceglia, 25-07-2009 - 18:43:59, Argentina
  
 
 
  
La brevedad reside en el pensamiento claro y la redacción se pule con el tiempo. Me parece excelente éste articulo porque viajamos de lo “particular versus práctico”. En hora buena!!!
  
Posteado por Julio Gutiérrez, 22-07-2009 - 23:12:44, México
  
 
 
  
Es bien sabido que los mejores resultados se obtienen cuando se expresa en forma concisa la información que se desea dar a conocer; tener clara la razón de ser de dicho escrito y el alcance esperado... son factores fundamentales para la buena comunicación. Redactar un email de negocios debería ser visto como el arte que requiere de desarrollar principalmente nuestras habilidades administrativas y de comunicación; estamos obligados a conocer nuestro vocabulario para poder incrementarlo, al tiempo que desarrollamos la capacidad de articular de mejor manera las palabras que definan con exactitud nuestras ideas.
  
Posteado por NANCY PATRICIA GARRIDO, 22-07-2009 - 22:14:16, México DF
  
 
 
  
Excelente artículo.
  
Posteado por Alfredo Vega, 12-07-2009 - 17:14:32, Mexico
  
 
 
  
Creo sumamente importante no olvidar la parte visual del correo,el abuso de mayúsculas o negritas(que es muy frecuente) pueden lograr una reacción definitivamente contraproducente,consiguiendo destacar lo que menos importa y obviar o perder de vista lo realmente importante.
  
Posteado por Cecilia Santelices, 11-07-2009 - 22:51:30, Chile
  
 
 
  
Frases Simples + Mensajes Concretos = Comunicación Efectiva
Felicitaciones por el artículo!!
  
Posteado por Leonel Rojas Leiva, 10-07-2009 - 15:52:43, Chile
  
 
 
  
Interesante
Es importante tener en cuenta que hay reglas elementales y debemos ser concientes de cumplirlas, sobre todo tratandose de comunicar adecuadamente,
  
Posteado por LIC. DELIA ARCE GONZALEZ, 05-07-2009 - 2:42:24, Mexico
  
 
 
  
Práctico y Concreto.

Evidencia los errores que cometemos a diario y como podemos evitarlos.
  
Posteado por Carlos Pérez, 03-07-2009 - 16:52:23, Colombia
  
 
 
  
AUNQUE PAREZCA SENCILLO PERO, ESCRIBIR Y SOBRE TODO, DARSE A ENTENDER; SON ACCIONES QUE NO MUCHOS DOMINAN. Y ES CUESTIÓN DE AUTOCRÍTICA PAR DARNOS CUENTA DE ESTAS POSIBLES CARENCIAS.
LA BREVEDAD Y LA SENCILLEZ CON QUE SE PUEDA REDACTAR UN CORREO, DISMINUYE LA AMBIGUEDAD Y POR CONSECUENCIA ES MÁS FÁCIL DE ASIMILAR PARA QUIEN VA DIRIGIDO EL MENSAJE.
  
Posteado por EDGAR MENDEZ, 30-06-2009 - 23:34:29, MEXICO
  
 
 
  
Sinceramente, encontre el artículo muy práctico, en especial la sección de las preguntas de verificación.

  
Posteado por Mately Jordan, 29-06-2009 - 23:50:00, Perú
  
 
 
  
Lo que hace buena a una redacción se puede sintetizar en dos elementos, que desde mi experiencia particular han conseguido su propósito; en primer lugar se debe trasmitir una comprensión total del receptor del mensaje, y si es posible, se debe consolidar una redacción emotiva y motivante (halagos, agradecimientos, admiración, etc).
Por otro lado se debe apelar a una profunda concepción del tema tratado, esto no solo permite solucionar la situación que fundamentó el correo sino que le hace ver al lector de la redacción que existe cohesión en la búsqueda de una solución.
Finalmente quiero decir que soy empresario, el cual hasta ahora empieza y asume una actitud de humildad con sus poderosos clientes y proveedores, pero que moldea su comportamiento para prepararse para el día que sea un gran y poderoso empresario, así mantendré la sencillez y humildad que valorarán mis empleados, clientes y proveedores
  
Posteado por Juan Camilo Rodríguez, 26-06-2009 - 0:35:07, Colombia
  
 
  
 
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David Silverman
es autor de Typo: The Last American Typesetter or How I Made and Lost 4 Million Dollars (Soft Skull Press, 2007). Ha trabajado en start-ups totalmente nuevas, empresas Fortune 500 y algunos lugares entre ambos extremos. Profesor de redacción de negocios, explora la forma en la que usamos las palabras en el trabajo, con el fin de hacer la tarea más fácil para el resto de nosotros. Si usted tiene preguntas respecto de cómo abordar un problema en el trabajo relacionado con la comunicación, por favor contáctese con David en dsilverman@harvardbusiness.org
  
 
 

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Publicado originalmente por hbr.org




  
 
 



 

 

  
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